業務でも対面規制が続くことから、ZOOM導入を検討し研修などを行っています。
説明は受けたけれど実際に使ってみないことには今ひとつ分からないなぁという感じ。
本当はGWに関西方面にいる祖父母宅へ遊びに行こうかと計画しておりました。
ですが結局キャンセルせざるを得なくなった訳で。
ならば丁度良いからオンライン帰省やってみるか！
実家がある訳ではないから正確には帰省ではないのだけれど。
他に良い表記が思いつかなかったので、とりあえずこれで良いやってことで。
Zoomでミーティングを開催する
まずは使えるようにならにゃいかんので、まずはアプリをダウンロードします。
googleのアカウントがあったので、それを利用してサインインしました。
パスワードを入力して中に入ると、アプリをダウンロードするかブラウザで進めるかを聞かれます。
どちらでも使用できますが、アプリ使用の方が機能が安定するとZoomは言っています。
アプリダウンロードは特に難しいことはなく、画面の指示に従って行うことができました。
アプリを起動すると上記メニュー画面が現れます。
「新規ミーティング」は今すぐミーティングが開始します。
日時を指定する場合は、「スケジュール」を選択します。
すぐ、もしくはこれからの日時指定のどちらでミーティングを設定しても、「招待」機能で参加させたい人へ送る際の必要事項
・開催するミーティングのURL
・IDとパスワード
が入った文面を自動作成してくれます。
ホスト（＝主催者）はそれを利用してメールを送るだけでOK。
参加者の方は、ホストから届いたメールに記載してあるURLにアクセスすると
上記画面が開くので、「ミーティングを開く」ボタンをクリックします。
その後参加した際に表記する自分の名前を聞かれるので、その名前を決めて「ミーティングに参加」ボタンをクリック。
すると、上記画像のように自分が映るプレビュー画面のウィンドウが開きますので、「ビデオ付き」か「ビデオなし」を選択してどちらかの「参加」ボタンをクリックします。
これで参加者の手続きは完了です。
ホストは「待機室を有効化」に設定しておきます。
ミーティングを開始すると、ホストのミーティング画面では上の図の「参加者」をクリックすると右側に参加者一覧が表示されます。
参加者の手続きが完了すると、一覧に許可待ち状態で参加者が表示されます。
ホストが参加許可をすると参加者がミーティングに加われる流れです。
実際にミーティングを使用してみて感じたこと
今回は6端末15人で開催しました。
皆初めてだったこと、しかも親戚同士だったこともあり、最初はわいわいそれぞれが話していたので、声が交る時もあって、みんなの声が聞こえるような聞こえないような形でスタートしました。
そのうち、ちょっと大きな声でみんなに注目してもらったり、みんなが様子見で一旦静かになった時に誰かが話したりして、なんとなく手探りながらミーティングを楽しむことができましたよ。
今回のミーティングを振り返って、もしもホストの方がミーティング内容として少し進行役的な形をとる必要がある場合、画面共有をうまく使って、文面のみの画像を用意するとスムーズに進行できるのではと感じました。
実際に会っていれば、注目を集める場合は「ちょっと聞いて下さい」と一言の声掛けでみんな静かにしてくれます。
Zoomミーティングでそれができないことはありませんが、わいわいしてると一声かけるタイミングが実際会ってるより少し難しいかもしれません。
そんな時は、例えば注目をいったん集める必要があった場合、
これはWordで作ってPDF化した簡単な表示ですが、こういったものを画面共有でバーンと皆に提示して話を聞いてもらうのも１つの方法かと思います。
あとは最後の締めくくりに、
みたいなメッセージと共に終了を迎えるようにすると、ミーティングの終了が若干分かりやすくすっきりするのではないかと思いました。
今回は親戚同士だったのでそこまで気を使って進める必要もなかったのですが、進行をスムーズに進めたいミーティングを計画されている方は、良かったら参考にして下さい。
とにもかくにも今回の帰省は、参加者に年配者もそれなりにいて、オンラインという普段はなじみのないコミュニケーション手段だったこともあり大盛り上がりの内に終了したのでした。
